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OA办公系统都应该具有哪些功能模块

Time:2018-08-04 15:47 来源:四川翼灵动软件开发有限公司点击:396次

OA系统对于一个新手来说,很多人都弄不清楚都应该具备哪些基础的功能模块,哪些模块是在企业的办公过程中使用的频率最高。

据软件协会公布2016年OA系统软件使用报告统计,企业在使用OA系统的过程中使用最多的模块有3个部分,流程管理、公文管理、信息发布3个功能模块,这其中人力资源、财务、业务部门的OA信息化内容流转程度最高。


OA系统经过20年的发展,功能需求变化已经日新月异,但是企业办公的基础需求基本一致,OA系统基础功能有16个模块,这16个模块基本可以满足政府、企事业单位的办公需求。

1、通知公告

企业使用较多的功能就是通知和公告,这个基本上是企业全员使用的一个功能模块,OA系统的通知公告包括起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索7个小功能应用,企业CIO在选型的时候,不妨自己可以到各个OA系统厂商的试用网址进行功能试用。

目前国内提供免费试用的OA系统有泛微OA、致远OA、华天动力OA、蓝凌OA、金和OA、通达OA,除华天动力OA以外,其他OA系统的免费试用都需要用户先进行注册,OA系统厂商通过这种方式得到用户信息,与用户联系后发放免费试用测试账号。华天动力OA官网则免注册可以试用。

2、文件公布

OA系统的文件公布功能是企业使用频率较高的一项模块,同时也是全员使用的频次较高的功能,文件公布包括文件的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索7个功能小模块,这个功能与通知公告功能相近,但是文件公布通常会附传文档附件,目前市面上主流的OA系统基本都支持WORD格式的在线阅览。

3、文件交换

OA办公系统革新了企业传统办公的纸质文件的交换形式,以电子文档的方式实现了部门与部门,部门与个人,个人与个人三者之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。满足了企业文件交互的办公需求,同时也是无纸化办公的重要进步。

OA系统基础功能3.jpg

4、信息发布

OA系统都会支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义,支持在线编辑和图文混排,支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。

企业在使用信息发布功能时,自定义功能是OA系统发展随着企业发展变化的重大变革,既符合企业发展所需,同时也是OA系统进化的重要步骤。

5、资料中心

OA办公系统的资料中心,是企业资料分类存储的重要功能模块,从管理员的角度,资料中心是管理后台的重要功能模块,资料分类的创建,资料的添加、修改、删除、共享、检索,相关系统的资料入库管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

6、流程管理

OA系统真正能够形成体系,帮助企业形成竞争力的主要是企业对“工作流”的应用。在2002年左右泛微提出了协同管理的概念,后来华天动力提出“OA工作流引擎”,这两者本质的核心就是工作流程的管理。

OA办公系统的流程管理主要用于对日常办公审批流程的处理,它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、收文、业务审批,内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办,部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括:待办流程、在办流程、已办流程、出差委托、流程跟踪与监控。

工作流说起来“复杂”,实际应用更为复杂,笔者测试过泛微OA、致远OA、蓝凌OA、通达OA、金和OA、华天动力OA,每家公司的工作流设置都非常有特色,从技术手段上看,华天动力OA的工作流程可视化操作界面最为易用,无需编程就可以设置工作流程,对于使用者来说亲和度最高。

7、办公用品管理

办公用品管理部分,一般是行政部门或者采购部门使用较为频繁的一个功能,行政部门负责计划,采购部门负责按照计划进行办理,而财务部门负责监督,所以办公用品管理的模块功能又包含办公用品入库、出库,办公用品申购、申领、审批,办公用品的修改、删除、查看详细。以上3个部门对这个模块的使用的频次最高,至于个人的办公用品申请功能实际可能是每个月一两次而已。这是传统的纸质办公用品申领搬移到OA系统,申领查询更为便捷。

8、客户关系管理

这个功能模块,多是业务部门在使用,早期OA系统出现时,王志东的点击科技的OA系统就包含了客户关系管理部分,所以客户关系管理成为OA系统的一个传统模块保留了下来。

客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料,企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点,是企业日常基础性工作。

客户关系管理系统包括建立、阅览、提醒、检索等功能,现在钉钉的销帮帮CRM的功能基本上就是客户关系管理系统。

9、人力资源管理

OA系统的人力资源管理是专业HR版本的简化版本,一般只满足企业人力资源部门的基本人力资源管理所需,如果是专业级别的人力资源公司使用,那就要购买专业的HR软件。人力资源管理包括人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总、人事档案管理。

OA系统基础功能2.jpg

很多公司在选型OA系统时,CIO主管都会咨询人力资源部门的需求,而人力资源部门在提供需求的时候,大多都是参考专业HR软件的功能进行功能定义,这个是不现实的,目前国内的OA系统软件都达不到专业级HR软件的作用,一般只能满足人力资源基本功能所需。提醒CIO在选型OA系统时,千万不要掉进“人力资源管理”陷阱。

10、个人办公

OA系统的个人办公部分,实际上是个人自我计划管理部分,是满足自我学习和自我监督的重要功能模块,个人办公包括计划任务管理(任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒);个人日程安排与提醒,通讯录管理、短消息发送、接收、回复与提醒等。

个人办公功能目前在移动办公端使用频率较高,企业员工可以通过个人办公进行自我时间管理,对个人计划进行阅览、修正。是企业员工使用较多的功能。

11、电子邮件功能模块

企业邮箱功能,是企业内部与内部、内部与外部之间联系的一个桥梁,通过公司自己的OA系统电子邮件功能,可以统一对员工的业务邮件进行统一管理,既统一提升企业形象,又有助于业务信息的管理,防止重要客户信息丢失,电子邮件功能模块包括新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。

企业电子邮件功能可以统一网址后缀,让员工有归属感,同时也可以提升企业在客户眼中的价值地位。

12、网上论坛

网上论坛部分,实际上公司内部知识分享,内部社交的重要板块,人力资源部门会比较重视网上论坛功能需求,企业可以可以自行设置分论坛和议题,为员工提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间,实现开放、平等、自由的谈论和发言,企业管理部门也可以进行咨询、解答和收集意见。

网上论坛部分一般也是OA系统生成个人门户的重要内容板块之一。

13、事务管理

OA系统基础功能还包含事务管理模块,这个模块包括留言回复、车辆管理、会议室管理。留言版在系统里面提供了一个实名和匿名方式的留言管理功能。出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理。会议室的使用申请、查询、管理等。

14、考试管理

考试管理是企业知识管理和知识学习的重要板块内容,早期的OA系统在定义的时候,都会强调知识管理的功能,实际上就是考试管理部分,考试管理一般包含自定义的考试系统,包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分。

OA系统实际上是国内政府办公的一个产物,考试管理在政务版尤为重要,政务工作人员可以通过这个模块进行政务常识、廉政知识、法律知识等知识的学习。

15、系统管理

系统管理功能使用最多就是OA系统的管理员,包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。其中权限配置管理功能是按照企业员工职能、职务进行权限分配的重要功能。

16、OA办公精灵

这是一个类似QQ的客户端软件,和OA办公系统集成于一体,实现信息的提醒、在线用户的显示、简易实时聊天功能,短消息显示及回复等功能。

每个OA厂商叫法不同,泛微、致远、华天动力、蓝凌、金和、通达等都具有这个功能模块,这个功能应用于PC电脑端,用户不需要启动OA界面就可以使用。

OA系统还包含很多其他的功能,但是这16个功能模块基本都可以满足企业日常办公所需,诸如个人门户、微信整合、钉钉整合、APP功能等都是根据企业所需进行增加或者删减。万变不离其中,有了这16个功能模块作为基础,企业就可以根据企业业务的情况进行针对性的设计开发。

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